Cadastro de clientes - Básico e Avançado

O cadastro de um cliente é efetuado através do cadastro de entidades. Neste guia trabalharemos com dois cenários: 

a) Um cadastro simples e rápido, que pode ser feito em períodos de pico, a fim de preencher somente informações indispensáveis;

b) Um cadastro completo, utilizando de um conjunto amplo das ferramentas oferecidas pelo Coeficiente.

1. Cadastro básico:

1.1. Cadastros > Entidades > Novo. Preencha as informações da aba "Principal":

ATENÇÃO: caso não possua alguma das informações no momento, ou opte por inseri-las depois, basta preencher o "Nome" nesta tela e adicionar os demais dados no futuro.

3.2. Abra a aba "Pessoa Jurídica", marque a caixa "Entidade Pessoa Jurídica" e preencha todos os dados relevantes:

3.3. Acesse a aba "Cliente" e marque a opção "Ativar entidade como cliente":

ATENÇÃO: para que o contrato de fomento saia com a data correta de assinatura, é necessário completar o campo "Data assinatura". 

Clique em "Salvar". O cadastro básico do cliente está finalizado e apto a ser utilizado na tela de compras. 

Todavia, o Coeficiente dispõe de várias ferramentas adicionais no cadastro de clientes.

2. Cadastro avançado de clientes:

Esta segunda parte do guia tem por objetivo expor as funcionalidades presentes no cadastro de clientes, bem como a sua aplicação e configuração. Nesse sentido, serão explicadas cada uma das telas.

2.1. Principal:

a) Informações básicas cadastrais - Nome, endereço, data de cadastro, e-mail, etc.

ATENÇÃO: para que as funções de envio automático de e-mails funcionem, é necessário que o e-mail cadastrado esteja corretamente preenchido. Além disso, se for preciso preencher mais de um endereço de e-mail, eles devem ser separados por ";".

A.e.: suporte@sistemafactoring.com.br;contato@sistemafactoring.com.br.

b) Classe Risco - Caso julgue este cliente de risco Elevado, basta preencher esta opção. 

 
 

2.2. Conta corrente:

Nesta tela é possível configurar uma conta corrente para o cliente. Desta maneira, quando efetuar um pagamento via Transferência Bancária, pode selecionar a conta corrente do cliente como contrapartida. Assim a movimentação contábil estará mais detalhada e os dados apurados serão mais precisos.

Para configurar uma conta corrente, selecione o banco, preencha os dados de agência, número da conta, CPF/CNPJ do correntista e nome do correntista. Em seguida clique em "Incluir Conta":

2.3. Observação:

Campo para uso exclusivo da factoring. Aqui o operador pode preencher informações que julgue relevantes sobre o cliente, como segue o exemplo:

2.4. Pessoa Física:

Caso o cliente seja uma Pessoa Física, deve-se ativar esta opção e preencher as informações presentes neste quadro. 

ATENÇÃO: se o cliente não for PF, esta opção deve ser ignorada e, em seu lugar, deve ser preenchida a opção Pessoa Jurídica. Obrigatoriamente uma das opções deve ser completada.

2.5. Pessoa Jurídica:

Caso o cliente seja uma Pessoa Jurídica, deve-se ativar esta opção e preencher as informações presentes neste quadro. 

ATENÇÃO: se o cliente não for PJ, esta opção deve ser ignorada e, em seu lugar, deve ser preenchida a opção Pessoa Física. Obrigatoriamente uma das opções deve ser completada.

2.6. Cliente:

ATENÇÃO: para que o cliente conste na lista de clientes é necessário que a opção "Ativar entidade como cliente" esteja marcada. Do contrário ele não será considerado um cliente. 

Limites:

O Coeficiente permite estabelecer limites de negociação para cada cliente ou correntista. Desta forma, se o limite for excedido o sistema emitirá um aviso ao operador de limite excedido.

a) Limite - valor máximo de negociação com este cliente;

b) Limite documento - valor máximo de negociação por documento com este cliente;

c) Limite CPF (R$) - valor máximo de negociação com correntistas deste cliente;

D) Limite (Qtde) - quantidade máxima de títulos negociados de um correntista com este cliente.

Número do contrato - pode ser estabelecido um número específico de contrato manualmente. Caso não seja feito, o sistema gerará o contrato com o número 001, se este for o primeiro, e fará uma sequência a partir deste valor caso sejam estabelecidos novos contratos de fomento.

Data de assinatura - data em que o contrato foi ratificado;

Cesta de serviço - cesta de taxas e tarifas que será utilizada por este cliente. Caso não conheça o funcionamento das cestas de serviço, acesse o guia cesta de serviços.

Comissão - caso haja um funcionário comissionado específico para este cliente, pode ser estabelecido diretamente no cadastro.

2.7. Responsável/avalista:

 

Um representante legal será uma entidade, Física ou Jurídica, que responderá por outra. A exemplo, os sócios da factoring podem ser cadastrados como representantes legais da empresa. Também é possível estabelecer sócios-administradores de empresas clientes, bem como avalistas/devedores solidários. Todos estes cadastros serão feitos da mesma maneira.

Para configurar um representante ou um avalista, siga o nosso guia Cadastro de Entidades, a partir do tópico 2. 

 

2.8. Compensação:

 

Nas configurações do Coeficiente é possível estabelecer prazos de compensação de cheques exclusivos para um cliente, além da configuração normal. Desta maneira, o sistema dará preferência à configuração estabelecida no cadastro da entidade se a opção "Personalizar compensação para este cliente" estiver marcada.

a) Cheques da mesma praça de compensação - Documentos da mesma praça tendem a ter um prazo menor para compensação. Além disso, o número de dias mudará de acordo com o valor mínimo estabelecido nas configurações gerais do sistema, em Gerencial > Configurações > Configurações Gerais > Compensação. 

b) Cheques de outra praça de compensação - Documentos de praças diferentes tendem a ter um prazo maior para compensação. A regra do valor mínimo também afeta o número de dias para compensar o cheque. 

2.9. Fator:

Assim como a compensação, o Coeficiente também permite configurar taxas exclusivas para um cliente. Se a opção "Personalizar taxas para este cliente" estiver marcada, o sistema dará preferência aos valores que constem no cadastro, indiferente da cesta de serviços utilizada pelo cliente. 

ATENÇÃO: ao deixar o valor -1,00% nas taxas Antecipação, Prorrogação, Lança Pendência e Recebe Pendência, o sistema fará uso das taxas associadas à compra do documento, isto é, as taxas configuradas na cesta de serviços que foi utilizada para executar o borderô. 

2.10. Plano de contas:

Nesta aba será possível configurar uma taxa de atualização mensal do saldo da conta do cliente, que é o saldo devedor ou credor do cliente com a factoring. Estes lançamentos são feitos numa conta exclusiva do cliente, com apuração contábil imediata e registro completo de movimentações de acordo com o sistema de partidas dobradas.

Como o cadastro atual é de um cliente, será utilizada somente a conta "Conta Principal".

a) Atualizar dia? - Definirá o dia do mês em que ocorrerá a correção do saldo da conta do cliente. Se agendado para o dia 31, o sistema fará sempre no último dia do mês, indiferente de ter 31 dias ou não;

b) Atualizar saldo quando for? 

    Positivo - conta com saldo positivo para a factoring, isto é, o cliente como devedor;

    Negativo - conta com saldo negativo para a factoring, isto é, a factoring como devedora;

    Ambos - atualizar a conta indiferente do seu status.

ATENÇÃO: a taxa de atualização mensal pode ser definida através do passo anterior, na aba "Fator", campo "Taxa Saldo Conta Cliente". 

 
 
 

Feito isto, basta clicar em "Salvar" e o cadastro do cliente estará salvo e apto para ser utilizado. 

Dúvidas frequentes:

1. Meu cliente não aparece na lista de clientes da tela de compra. O que fazer? Isto ocorre pois a opção "Ativar entidade como cliente", na aba "Cliente" do cadastro de entidades não foi selecionada. 

2. Quando emito um contrato de fomento para o meu cliente sai com a data 31/12/1899. O que fazer? Isto ocorre pois não foi preenchida a data de assinatura do contrato-mãe na aba "Cliente" do cadastro de entidades.

3. Preciso atualizar o saldo da conta do meu cliente diariamente e não mensalmente. O que fazer? Para isso, siga nosso guia de correção de saldo da conta do cliente.