Cadastro de entidades

O cadastro de entidades é utilizado para armazenar registros de cilentes, representantes legais, fornecedores, etc. Embora todos os cadastros sejam realizados através desta tela, eles aparecerão separados de acordo com o menu aberto. Por exemplo, na seleção de clientes na tela de compras, aparecerão somente entidades marcadas como "cliente". 

1. Panorama geral:

Para acessar o cadastro de entidades, vá até Cadastros > Entidades. Clicando em "Novo", terá acesso a um novo cadastro:

Os menus à esquerda serão utilizados de acordo com a entidade a ser cadastrada. 

a) Principal - aqui constarão os dados cadastrais básicos da entidade. Todas elas, indiferente da funcionalidade a ser atribuída, terão estas informações preenchidas. 

b) Conta corrente - cadastro da conta corrente da entidade. Assim, se esta entidade for um cliente e a factoring efetuar um pagamento via TED, na própria tela de pagamentos já aparecerá a conta corrente do cliente para ser selecionada e, desta forma, tornar toda a movimentação contábil mais detalhada;

c) Observação - campo livre em que o operador pode cadastrar quaisquer informações que julgue serem relevantes;

d) Pessoa Física/Pessoa Jurídica - telas com campos específicos de acordo com a natureza da entidade. PF cobrará campos como CPF, RG, etc., enquanto que PJ pedirá por CNPJ, IE, Razão Social, data de fundação, etc.;

e) Cliente - informações específicas para entidades cadastradas como cliente. Para maiores informações, siga para o tópico "Cadastrando um cliente" neste mesmo guia;

f) Fornecedor - informações específicas para entidades cadastradas como fornecedor/investidor. Para maiores informações, siga para o tópico "Cadastrando um fornecedor/investidor" neste mesmo guia;

g) Produtos/faturamento - campo para informações detalhadas da entidade, tais como os principais produtos e o faturamento mensal;

h) Atualizações cadastrais - campo destinado à armazenar informações que foram alteradas no cadastro da entidade.

j) Plano Contas - tela contábil da entidade, em que pode-se verificar sua conta no plano de contas, bem como definir datas e taxas de correção de valores.

2. Cadastrando um representante legal:

Um representante legal será uma entidade, Física ou Jurídica, que responderá por outra. A exemplo, os sócios da factoring podem ser cadastrados como representantes legais da empresa. Também é possível estabelecer sócios-administradores de empresas clientes, bem como avalistas/devedores solidários. Todos estes cadastros serão feitos da mesma maneira.

2.1. Acesse Cadastros > Entidades > Novo e preencha as informações da aba Principal:

 
 

2.2. Sendo o representante uma Pessoa Física, acesse a aba "Pessoa Física" e preencha as informações requeridas. Do contrário, acesse "Pessoa Jurídica".

ATENÇÃO: tanto para o cadastro de Pessoa Física quanto para o de Pessoa Jurídica, é funamental que a caixa "Entidade Pessoa Física" ou "Entidade Pessoa Jurídica" esteja marcada.

Isto feito, basta clicar em "Salvar" e o representante estará cadastrado. Para adicioná-lo como representante, basta ir até o cadastro da empresa, acessar a aba "Responsável", localizar o cadastro do representante e clicar em "Incluir representante". 

3. Cadastrando um cliente:

O cliente será a principal entidade do sistema e, por este motivo, possui diversas configurações específicas que podem - ou não - ser utilizadas. Neste exemplo faremos um cadastro básico de clientes. Para conhecer todas as funcionalidades do cadastro de clientes, acesse o guia Cadastro de clientes -Avançado. 

3.1. Cadastros > Entidades > Novo. Preencha as informações da aba "Principal":

3.2. Abra a aba "Pessoa Jurídica", marque a caixa "Entidade Pessoa Jurídica" e preencha todos os dados relevantes:

3.3. Acesse a aba "Cliente", ative a entidade como cliente e preencha os dados:

Limites:

O Coeficiente permite estabelecer limites de negociação para cada cliente ou correntista. Desta forma, se o limite for excedido o sistema emitirá um aviso ao operador de limite excedido.

a) Limite - valor máximo de negociação com este cliente;

b) Limite documento - valor máximo de negociação por documento com este cliente;

c) Limite CPF (R$) - valor máximo de negociação com correntistas deste cliente;

D) Limite (Qtde) - quantidade máxima de títulos negociados de um correntista com este cliente.

Número do contrato - pode ser estabelecido um número específico de contrato manualmente. Caso não seja feito, o sistema gerará o contrato com o número 001, se este for o primeiro, e fará uma sequência a partir deste valor caso sejam estabelecidos novos contratos de fomento.

Data de assinatura - data em que o contrato foi ratificado;

Cesta de serviço - cesta de taxas e tarifas que será utilizada por este cliente. Caso não conheça o funcionamento das cestas de serviço, acesse o guia cesta de serviços.

Comissão - caso haja um funcionário comissionado específico para este cliente, pode ser estabelecido diretamente no cadastro.

 

3.4. Acesse a aba "Responsável" para definir sócios e sócios-administradores da empresa:

ATENÇÃO: as entidades aqui cadastradas aparecerão no contrato-mãe como signatários.

Para adicionar um representante, clique sobre a lanterna no campo "Entidade", localize o responsável cadastrado, defina se este é ou não um administrador e clique em "Incluir Representante". 

O mesmo processo deve ser executado na aba Avalista, a fim de definir os avalistas e devedores solidários

Feito isto, clique em "Salvar" e o cliente estará cadastrado.

 

 

 

Para conhecer as demais funcionalidades do cadastro de clientes, visite o nosso guia Cadastro de clientes - Avançado

Para cadastrar um fornecedor ou fundo de investimento, acesse Cadastro de fornecedor/investidor

Além disso, também dispomos de um guia em vídeo sobre o Cadastro de Entidades. Assista abaixo: